Anvisningar – reseanslag

Här hittar du information om för vilka ändamål Radiumhemmets Forskningsfonder ger reseanslag, hur du ansöker och hur den ekonomiska redovisningen går till i samband med beviljat reseanslag.

Ändamål

Radiumhemmets Forskningsfonder delar ut reseanslag till doktorander och forskare för forskningsanknutet deltagande i kurser och kongresser inom klinisk cancerforskning.

Anslag kan beviljas för

• Aktivt deltagande i vetenskapliga kongresser. Förutsättning är att abstract bifogas till ansökan med namngivna författare och att det klart framgår vem som är presentatör. Doktorander ska ha handledarintyg.
• Deltagande i virtuella konferenser. Förutsättning är att abstract bifogas till ansökan med namngivna författare och att det klart framgår vem som är presentatör. Doktorander ska ha handledarintyg.
• Deltagande i kurser. Godkända kurser är bland annat ESTRO, ESMO, European School of Oncology, European School of Hematology. Ej kurser utanför Europa såvida man inte har egen presentation.
• Ordförandeskap vid session eller workshop.
• Inbjudan som föreläsare.

Vilka kostnader täcks av reseanslag?

Reseanslag avser normalt att helt eller delvis täcka biljetter tur och retur med lägsta biljettkostnad (endast ekonomiklass eller motsvarande), hotellkostnader, registreringsavgift samt transfer till och från flygplats.

Traktamente eller ersättning för måltider täcks inte av reseanslaget.

Reseanslaget är personligt och får endast användas för det ändamål som beviljats. Tilläggsanslag för eventuellt tillkommande kostnader medges ej. Anslag för studiebesök vid annan institution eller gruppresor beviljas heller inte.

Praktiska anvisningar

Ansökningstid

Radiumhemmets Forskningsfonder beviljar reseanslag vid fyra tillfällen per år. Resan som ansökan avser ska påbörjas tidigast sju dagar efter ansökningstidens utgång. Sista dag att söka i respektive omgång är

• 1 mars
• 1 juni
• 5 september
• 1 december

Ansökningssystemet är öppet för registrering fram till klockan 23.59 ovanstående datum. Radiumhemmets Forskningsfonders resenämnd sammanträder cirka två veckor efter ansökningstidens utgång och besked om beviljande eller avslag lämnas i ansökningssystemet och via mejl efter sammanträdet.

Ansökan

Du fyller i reseanslagsansökan i vårt elektroniska ansökningssystem. Du kan spara och ändra ansökan till dess att du skickar in den. Efter att ansökan har skickats in kan inga ändringar göras.

Bilagor

Alla bilagor ska bifogas som pdf-filer i ansökningssystemet under ”Motivering och program” eller ”Övriga bilagor”. Exempel på bilagor:

• inbjudan från utländsk institutionschef alternativt kongressarrangör
• abstract (komplett med uppgift om författare och institutionstillhörighet. Presentatören ska tydligt framgå)
• kongressprogram (endast delar som är relevanta för ansökan)
• för doktorander: obligatoriskt intyg med motivering från handledare att deltagande i kursen eller kongressen är relevant.

Signerad förstasida

Ansökans förstasida ska signeras och bifogas under ”Signering”, alternativt mailas till ansokan@rahfo.se. Observera att elektroniska underskrifter inte gäller.

Reseräkning och utbetalning av reseanslag

Hälften av det beviljade beloppet betalas ut i förskott i samband med besked om beviljande. Resterande del av reseanslaget betalas ut efter godkänd redovisning efter avslutad resa. Redovisningen ska ske skriftligen till kansliet enligt följande:

• Skriv reserapport. Reserapporten skrivs i ansökningssystemet. Formulär för detta finns på samma plats som ansökan. Rapporten skall huvudsakligen vara en resumé av kongressens vetenskapliga innehåll och vara minst en A4-sida lång.
• Registrera kostnader. Kostnader registreras i ansökningssystemet. Formulär för detta finns på samma plats som ansökan. Varje kostnad redovisas separat.

Undertecknad reserapport och reseräkning skickas till ansokan@rahfo.se inom en månad efter avslutad resa tillsammans med följande underlag:

• Kopia på registrering/deltagarbevis
• Bokningsbekräftelse/resplan
• Originalkvitto/faktura/räkning på samtliga utlägg som redovisas i reseräkningen, ex. flyg, hotell, registreringsavgift, visum, buss, taxi
• Kontoutdrag för kortbetalningar

Om resan, för vilken reseanslaget blivit beviljat, ej kan ske skall återbetalning göras till BG 770-7755 (Cancerföreningen) eller BG 828-2253 (Jubileumsfonden) så snart som möjligt.